今晚只把重要檔分成三份：正在用的那份、一份離線、一份放在另一個地方。三份對得上同一個日期，就可以停。不必一次備份整部電腦。
先分哪三份
| 份 | 放哪 | 今晚做什麼 |
|---|---|---|
| 正在用 | 電腦或電話裏日常開啟的資料夾 | 只挑工作檔、證件掃描、稅單／保險 PDF，記下一句「今晚這批的日期」 |
| 離線 | 外置硬碟、USB 或家中另一部不上網的電腦 | 把同一批檔複製過去，確認資料夾名稱與日期一致 |
| 另一個地方 | 第二個雲端帳戶，或放在另一個地址的硬碟 | 同一批再存一次；不要和「正在用」共用同一個登入 |
三份的意思是：一份壞了，另外兩份還在。手機相簿、桌面「未整理」大雜燴今晚不要整批搬，只搬你今晚說得出檔名的那一疊。常見值得進這三份的，是租約、稅單、保險保單、畢業證書掃描、醫療報告 PDF，以及正在交差的工作檔。資訊科技總監辦公室把備份寫成資訊保安的基本步驟，重點是定期、可還原，而不是一次買新硬碟。
正在用的那份繼續放原位，不要為了「整齊」先刪掉電腦裏的正本。離線那份不要只靠同一條 USB 線每天插在開機的電腦上——硬碟連着電腦，電腦壞了兩份一起沒有。另一個地方可以是第二個電郵帳戶的雲端硬碟，或放到父母、另一半住所的一隻標了日期的硬碟；重點是登入密碼與第一份不同。
複製完先試還原一檔
離線那份接上電腦，隨便打開其中一個 PDF 或照片，確認打得開、檔案不是 0 KB。雲端那份用瀏覽器下載同一檔，對一下檔案大小。還原失敗的那份當作沒有，不要以為「進度條走完」就等於可讀。密碼和管理員帳號寫在紙上或密碼管理器，不要只存在同一部正在備份的電腦。外置硬碟用完就退出、拔走，放回抽屜；不要讓它整晚掛在系統上當第二個桌面。
總結
今晚只處理一疊說得出檔名的重要檔：正在用、離線、另一個地方各一份，對同一日期，試開一個檔就停。其餘資料夾明天再搬。