主旨只寫八個字：「未完成版，請勿引用」。這八個字同時交代三件事：這份是草稿、內容不是定案、對方不應拿去當結論使用。客戶在開啟附件之前已知道文件的分量，你也不用在電郵裡長篇解釋為什麼東西還沒做好。
為什麼是這八個字
「未完成版」先說狀態，不說進度。進度是主觀的——你覺得七成完成，對方看到的可能是「還差三成」；狀態是客觀的：未完成就是未完成。「請勿引用」劃出用途界線：這一版供對方看方向、給意見，不是供轉發、匯報或寫進他們的文件。八個字完成標記，內文才有空間談正事。
反過來寫會出什麼事？主旨寫「方案第一版」或「初步方案」，對方很容易當成已定稿的 v1，截圖傳給上司，之後你每改一次，都像在推翻承諾。標記草稿不是自保的小動作，而是讓之後每一次修改都名正言順。
內文只排三段
- 已完成的範圍：兩至三句講完這一版已覆蓋什麼，不鋪陳過程。
- 缺口清單：逐項列出未完成的部分，每項後面註明「誰補、幾時補」。例如：「第三節成本估算——等供應商週四報價後補上」。
- 下一次更新：一個具體日期或觸發條件，例如「週五中午前發出完整版」。
三段之外不加段。對方想看的不是你的心路歷程，而是「哪些可以用、哪些要等等」。
一封可以照抄的骨架
主旨：未完成版，請勿引用
陳小姐：
附件是方案的未完成版，供你先看方向，請勿引用或轉發。這一版已覆蓋第一、二節的流程說明，以及附件 A 的時間表草稿。
尚未完成：第三節成本估算（等供應商週四報價後由我補上）；第四節風險（等法務週五上午回覆後補上）。完整版我週五中午前發出，由陳經理最後核對。
骨架只有這些。問候語一句即可，簽名保持平日格式。不要在骨架之外再加一段「其實我們內部也討論過很久」——那句話會把未完成版讀成已定案的會議紀錄。
不要寫的三種句子
- 「快完成了」：這句話只製造期望，不提供資訊。對方記住的是「快」，不是你列的缺口。
- 替缺口下結論：「成本部分暫缺，但預計不會超支」——預計一旦落空，這句話會被原句引述。缺口就是缺口，結論留給完整版。
- 長篇道歉：一段「不好意思這麼趕」之後，對方只記得你心虛。禮貌一句「供你先看方向」已足夠。
檔案本身也要標記
主旨擋不住檔案被單獨轉發。檔名加上「草稿」與日期，例如「方案_草稿_0820」；文件頁首或頁尾加一列「草稿，未完成，請勿引用」；有版本習慣的團隊，編號用 0.x，完整版才跳到 1.0。附件打開之後看到的三個標記，和主旨八個字是同一套系統。
若對方要求「先丟上共用雲端」，檔案權限也要對齊標記：能看、能留言，不要預設成「任何人可下載再轉存」。這與會議被改方案時只寫三句同一原理——先劃範圍，再讓文件離開你的電腦。
對方追問「幾時有正式版」怎麼回
一句回答兩個元素：缺口補齊的日期，以及誰做最後確認。例如：「供應商報價週四到，我週五中午發完整版，由陳經理最後核對。」不回「盡快」，因為「盡快」在對方的日曆上不存在。日期真的定不了，就給觸發條件：「報價到後兩個工作天內發出」。
今晚可以練一次
- 打開你最近一封「先發一版」的草稿電郵，把主旨改成八字版本，比較兩版的感覺。
- 把常用的缺口寫法整理成三行範本：缺口、誰補、幾時補，存在草稿箱備用。
- 檢查一個最近發出的檔案：檔名有沒有日期和版本？沒有的話，今晚改名歸檔。
總結
被要求先發未完成的工作，主旨只寫「未完成版，請勿引用」八個字：標狀態、劃界線、不下結論。內文三段——完成範圍、缺口清單、下次更新；檔名和頁首重複同一標記。對方追日期，就給日期加確認人。草稿發得乾淨，完整版才有信用。