今晚先補三段，而不是再寫一份更長的清單：關鍵聯絡人、權限與入口、每週一定會發生的例行步驟。半頁紙通常只寫了職務名稱和幾個檔案位置，真正讓接手的人撐過下週一的，是這三段寫死之後，他不用半夜問你「這個帳號還能不能登」。交接不是回憶錄，是讓工作在你離開座位之後仍然走得動。
半頁紙通常缺了什麼
離職交接被壓縮成半頁，常見原因不是對方不認真，而是時間被開會、交接會、剩餘年假切碎。寫的人記得自己每天在做什麼，讀的人沒有那些肌肉記憶。結果紙上只剩下：「負責客戶 A、B；檔案在共享資料夾；有問題問陳生。」這三句在你還在公司時夠用，你走了之後，共享資料夾裡有四百個檔，陳生也不知道密碼在哪。
半頁紙的問題不是字數，是它回答了「你做過什麼」，沒有回答「下週一早上，接手的人按哪個鍵」。今晚補的三段，就是把那半頁紙變成一份可以獨立運作的說明。
第一段：關鍵聯絡人
只寫會在未來十四天內被找上門的人。不是把通訊錄整份貼上。每一行固定四個欄：對方是誰、找他做什麼、用哪一個渠道、備份聯絡人是誰。
| 欄位 | 寫法 |
|---|---|
| 對方 | 公司＋職務＋姓名，不要只寫花名 |
| 找他做什麼 | 核准報價、對帳、改權限、簽收貨——只寫一種主用途 |
| 渠道 | 電郵、電話、哪個工作群組；群組名稱要寫全 |
| 備份 | 這個人放假時找誰，寫一個名字即可 |
五至七行已經夠。內部同事、外部供應商、客戶窗口分開列，不要混在同一段。你自己心裡很清楚「那個阿強其實是財務」，接手的人沒有這個對照表。
第二段：權限與入口
這一段只列系統，不列密碼。密碼交給公司指定的密碼櫃或資訊部門，不要寫進交接文件、不要傳私人訊息。每一行寫：系統名稱、網址或啟動方法、用哪一個公司帳號登入、權限級別（只讀／可改／可批核）、誰可以重設。
- 電郵、雲端硬碟、專案板、客戶後台、會計或出糧系統，各寫一行。
- 個人申請、用私人手機號碼綁定的服務，今晚標成「待轉移」，並註明誰負責把號碼改成公司的。
- 你電腦桌面上的捷徑不是入口。入口是接手的人在另一部電腦上也能打開的網址或應用程式名稱。
若某個系統只有你能登，這不是小細節，這是交接失敗的預告。把它寫在第二段最上方，並在今晚就向主管申報，而不是留給最後一天。
第三段：例行步驟寫死
選三件每週一定會發生的事，用「星期幾、什麼時候、按哪幾步、完成的標記是什麼」寫成可複製的步驟。不要寫「日常跟進客戶」這種句子——那不是步驟，那是願望。
- 例如：每週二 15:00 前，把上週銷售數字貼進共用表第三欄，完成標記是在群組回一句「已更新」。
- 例如：每月 5 日前，向供應商索取上月對帳單，電郵主旨固定為「對帳＋月份」，副本抄送給財務指定信箱。
- 例如：客戶臨時改期，先在專案板把狀態改成「待確認」，再回客戶，不要先口頭答應再補紀錄。
三件就好。想一次寫完所有職責，文件會變回半頁紙加二十個項目符號，沒有人會在週一早上讀完。先讓接手的人撐過兩個完整週期，其餘的他自然會問。
一份可以照抄的骨架
把三段放進同一份一頁文件，檔名用「交接_你的姓名_日期」。開頭兩句交代：你最後上班日、這份文件的閱讀對象是誰。然後直接三段，不要前言。
陳生／李小姐：
我最後上班日是 8 月 28 日。這份文件給接手的周小姐，以及需要在過渡期批核的陳經理。
（此處貼上聯絡人表、系統入口表、三件例行步驟。）
8 月 28 日前，權限轉移由資訊部阿張處理；轉移完成前，緊急事項請先找陳經理。我 28 日下午 4 時交還員工證。
骨架只有這些。不要在文件末加一段「其實這份工作很複雜，有空我再講」。那句話等於宣布這份文件不可靠。講得完的今晚寫進去，講不完的標成「待主管決定」，讓缺口可見。
對方催你「先發一版」時怎麼對齊
交接文件同樣適用「先標狀態」。若主管今晚只要一版來看缺口，主旨不要寫「完整交接」。你可以沿用同一套標記方法，見未完成工作先發一版時主旨怎麼寫：標成草稿、列缺口、不下結論。交接的完整版和未完成版不要混在同一個檔名裡。
被追問「何時交完整版」，回答兩個元素：缺口補齊的日期，以及誰做最後確認。例如：「系統清單等資訊部週一下午前提供帳號清單，我週一下午發完整版，由陳經理核對。」不回「盡快」。
今晚先做這三件事
- 打開現有那半頁紙，用螢光筆標出「只有你自己看得懂」的句子，那些就是要改寫成三段的位置。
- 把個人綁定的系統列成清單，今晚發一封短訊給主管和資訊部，只問「轉移窗口是哪一天」，不問感受。
- 選一件下週一定會發生的例行工作，現在就按你寫的步驟自己走一次。走不通的那一步，是文件要改的地方。
總結
交接只得半頁紙時，今晚先補三段：會在十四天內找上門的聯絡人、不含密碼的系統入口、三件寫死的例行步驟。密碼走公司指定渠道，個人綁定的帳號標成待轉移。文件一頁、檔名有日期、缺口寫給主管看而不是藏起來。接手的人下週一按得了鍵，這份交接才算完成。