週日晚上把週一開會用的一頁，只留三行：這一頁的結論、還沒寫進去的缺口、以及你打算什麼時候補完。開會的人只需要這三行就能跟上；其餘的背景、截圖和情緒，都不必印在這一頁上。
為什麼週日晚上會寫出一整疊
週日晚上你打開文件，想起週一早上會被問「做到哪」。於是把週末沒處理的訊息、舊會議紀錄、自己對方案的懷疑，全部貼進去。一頁變成四頁。週一早上你自己也找不到該從哪一句開始講。
這一頁的用途不是證明你週末有開工，而是讓會議室裡的人，在兩分鐘內知道現況。證明勤力的材料，可以留在你自己的筆記；拿到投影機上的，只需要三行。
只留哪 3 行
今晚可以把這一頁收成下面三句，每句一行，不要再加第四句當開場白：
- 結論：這一頁主張什麼，用一句寫完，例如「週一先交內部草擬，對外版本改到週三中午。」
- 未完成：缺的是數字、批核，還是對方回覆，寫出名稱，不要寫「還有一些」。
- 下一個時間：誰在哪個鐘點補完，例如「我週二 15:00 前補上對方回覆。」
三行的順序不要對調。先給結論，會議室才知道這一頁是拿來決定，還是拿來延期。未完成放第二行，是為了讓缺口有位置，不必藏在附錄。下一個時間放第三行，是為了讓「未完成」有截止日期，而不是變成永遠開放的待辦。
三行怎麼寫才算一句
| 行 | 寫進去 | 不要寫 |
|---|---|---|
| 結論 | 可被重複的決定，帶日期 | 「整體方向大致沒問題」 |
| 未完成 | 缺哪一項、卡在誰 | 「細節稍後再補」 |
| 下一個時間 | 日期＋鐘點＋負責人 | 「盡快」「這週內」 |
結論必須能被別人複述。如果你自己唸完還要解釋半分鐘，那一句就還沒寫完。未完成只列真正擋路的一項；把六個小缺口並列，週一的人會以為這一頁還沒開始。下一個時間要寫到鐘點，因為「這週內」在週一早上等於沒有時間。
一頁裡哪些東西今晚先剪掉
週日晚上最容易留下的，是你為了安心而加上的段落。下面這些可以移到自己的筆記，不必出現在開會那一頁：
- 過去一週的心情和過程：「我週末一直在想」不必印出來。
- 超過三個的參考連結：留一個來源即可，其餘週一再口頭補充。
- 尚未發生的假設：「如果對方不回，我們可能……」等對方真的不回再寫。
- 已經在上一封郵件講過的背景：開會的人多數已經看過，重複一次只會把結論往下推。
剪掉不是丟棄。你仍然可以在電腦裡另開一份「自己看的稿」。週一投影機亮起時，別人看到的只有那三行。
寫完三行之後，週日晚上就可以關機
三行寫進文件、存檔、關掉分頁。不要再為了「順手改兩個字」把這一頁打開到十一點。改兩個字往往會帶出第四段、第五段，三行又膨脹回四頁。
如果你發現第三行寫不出鐘點，問題通常不在文字，而在你還沒決定這一頁明天是拿來拍板，還是拿來改期。先決定用途，鐘點才寫得下去。寫得出鐘點，這一頁才算收束。
週一早上只帶這一頁進會議室
開會時先讀第一行。有人追問過程，才打開自己的筆記，不要一開始就分享四頁草稿。被問「那缺口誰負責」，你已經有第二行和第三行可以念出來。
如果會議把結論改了，不要在現場把整頁重寫。把新的結論、新的缺口、新的時間，再各寫一行，覆蓋舊的三行即可。舊過程仍然在你的筆記裡，不必當場復原。
總結
週日晚上開會用的一頁，只留結論、未完成、下一個時間這三行。結論寫成可被重複的決定，缺口寫出名稱，時間寫到鐘點。其餘的過程和情緒留在自己的筆記。寫完就關機，週一把這一頁帶進會議室，已經夠用。